Verslag Intern Toezicht
Algemene opdracht
Pensioenfonds KPN heeft een paritair gemengd bestuursmodel. De kern van dit model is dat het Intern Toezicht wordt uitgevoerd door de niet-uitvoerende bestuurders. De niet-uitvoerende bestuurders zijn drie onafhankelijke deskundigen die naast hun bestuurlijke taak de intern-toezichttaak uitoefenen.
Het Intern Toezicht heeft als taak het houden van toezicht op het beleid, de algemene gang van zaken, adequate risicobeheersing en op de evenwichtige belangenafweging. De Code Pensioenfondsen voegt daar nog aan toe dat het Intern Toezicht bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering. Naast deze algemene opdracht kan het Intern Toezicht specifieke aspecten in zijn opdracht meenemen. Het Intern Toezicht heeft het toezichtprogramma en normenkader voor het jaar 2023 met het bestuur afgestemd.
Visie op toezicht
Het Intern Toezicht heeft een toezichtvisie 2022-2025 opgesteld. Met deze toezichtvisie beoogt het Intern Toezicht een bijdrage te leveren aan het behalen van de doelstellingen van het pensioenfonds en het behoud van vertrouwen van deelnemers en stakeholders in het bestuur als “Goed Huisvader”. De toezichtvisie is daarmee naast de Pensioenwet en de Code Pensioenfondsen een leidraad voor het handelen van het Intern Toezicht.
Specifieke aandachtspunten
In 2023 heeft het Intern Toezicht specifiek aandacht geschonken aan de volgende onderwerpen:
- Opvolging van de aanbevelingen uit de rapportages Intern Toezicht;
- Wet toekomst pensioenen (Wtp);
- Vermogensbeheer/ de beleggingscyclus;
- Beheersing ICT-risico’s, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico’s;
- Datakwaliteit;
- Opdrachtaanvaarding CDC-periode;
- Boardroom dynamics.
Werkwijze
Het Intern Toezicht hanteert een normenkader dat is gebaseerd op de Pensioenwet, de Code Pensioenfondsen en de VITP-code.
Het Intern Toezicht legt verantwoording af over de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden aan het VO, de werkgever en in het bestuursverslag. Bij de uitvoering van de toezichttaak wordt gebruik gemaakt van de rapportages van bevindingen van de sleutelfunctiehouders.
De toegevoegde waarde van het gehanteerde bestuursmodel is dat de NUB-ers in de vergaderingen van het bestuur, van de commissies en van de project/werkgroepen, voor zover zij daar zitting in hebben, zowel op proces als op inhoud hun eigen waarneming uit hoofde van hun toezichtrol of externe deskundigheid direct met de uitvoerende bestuurders (UB-ers) kunnen delen. Op deze manier dragen zij bij aan een slagvaardiger bestuur.
Ieder kwartaal stelt het Intern Toezicht een rapportage op met daarin bevindingen, oordeel en aanbevelingen bij de specifieke aandachtspunten en eventuele overige opmerkingen. Hiermee wordt gedurende het jaar aandacht besteed aan het toezichtprogramma. De kwartaalrapportages worden besproken in de bestuursvergaderingen. Hier reageert het bestuur formeel op via een managementreactie.
Ieder jaar evalueert het Intern Toezicht het eigen functioneren. In 2023 is bij de evaluatie een onafhankelijke derde partij betrokken en is bijzondere aandacht besteed aan de rol en functie van het Intern Toezicht in het Wtp-proces.
Algemeen oordeel
Het Intern Toezicht is over het geheel tevreden over het functioneren van het bestuur.
Ook over 2023 heeft het Intern Toezicht kunnen constateren dat er sprake is van een onverminderd ambitieus en goed functionerend bestuur. Het pensioenfonds heeft een gezonde financiële positie en een goede dekking voor de verplichtingen. Het pensioenfonds kent een gedegen bedrijfsvoering en een goed werkende structuur met sleutelfunctiehouders, waar het Intern Toezicht gebruik van kan maken.
Het Intern Toezicht heeft wel een aantal aanbevelingen, die kwalificeren als aansporing om nog verder te verbeteren. Op het gebied van projectvoering, het managen van de uitbestedingsrelatie met de pensioenuitvoeringsorganisatie en de keuzes met betrekking tot een evenwichtige transitie, heeft het bestuur voldoende uitdagingen voor 2024.
Bevindingen en aanbevelingen
In zijn rapportage 2023 komt het Intern Toezicht tot de volgende bevindingen en aanbevelingen:
1. Opvolging van de aanbevelingen uit de rapportages Intern Toezicht
De reacties op de aanbevelingen uit de Intern Toezicht rapportage 2022 en uit de kwartaalrapportages 2023 zijn vastgelegd in de managementreacties, die na iedere rapportage door het bestuur worden vastgesteld. Het advies is om de huidige werkwijze vast te houden voor een efficiënte en effectieve opvolging.
2. Wet toekomst pensioenen (Wtp)
De Wtp is van kracht per 1 juli 2023. Dit geeft meer duidelijkheid voor de sector en daarmee voor het pensioenfonds en de uitvoeringsorganisaties. Vanwege de complexiteit van de transitie spreekt het bestuur regelmatig met TKP over de voortgang en de zorgen over de uitdagingen waar TKP voor staat. Zij moet al haar klanten een tijdige en goede transitie kunnen garanderen. Maar ook het bestuur zelf heeft nog werk te verzetten. Het Intern Toezicht noemt het verkrijgen van meer comfort over het invaren van BPR-kapitalen naar SPR, het oplossen van complexiteiten van de huidige regeling, het opstellen van een hanteerbaar evenwichtskader en het invulling geven aan een goed gedocumenteerd besluitvormingsdossier. Het Intern Toezicht is van mening dat het bestuur in 2023 belangrijke stappen heeft gezet op weg naar de definitieve besluitvorming over de transitie naar het nieuwe stelsel. Veel deelonderwerpen zijn reeds in een vergevorderd stadium voor verdere besluitvorming. Toch blijft het van groot belang dat het bestuur de finale stappen tijdig voorbereid en goed doordacht neemt.
3. Vermogensbeheer/ de beleggingscyclus
Het Intern Toezicht heeft in 2023 de processen rondom het vermogensbeheer beoordeeld. Op basis van zijn bevindingen komt het Intern Toezicht tot het oordeel dat het bestuur en de beleggingscommissie, met ondersteuning van het bestuursbureau, goed zijn toegerust voor de uitvoering van de beleggingsprocessen en het ‘in control’ blijven. De gedane aanbevelingen zijn reeds door het bestuur opgepakt.
4. Beheersing ICT-risico’s, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico’s
Met betrekking tot de ICT-risico’s is het belangrijk te constateren dat de beheersing van ICT-risico’s in brede zin is opgenomen in de bestuurlijke processen en daarmee periodiek op de bestuurstafel komt. In 2023 is geïnvesteerd in deskundigheidsverbetering van het bestuur en is met de uitvoeringsorganisaties een rapportage over de ICT-risicobeheersing afgesproken. Het Intern Toezicht oordeelt dat aanzienlijke verbeteringen zijn doorgevoerd ter beheersing van de ICT-risico’s. Het Intern Toezicht heeft aanbevolen om, gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van ICT, waaronder de implementatie van Europese wetgeving (DORA), de ICT-risico’s jaarlijks te beoordelen.
5. Datakwaliteit
In 2023 zijn forse stappen gezet om het datakwaliteitsbeleid te implementeren binnen de huidige governance structuur, welke transparant is. Datakwaliteit is ingebed binnen het IRM-model en daarmee onderdeel van de IRM-rapportages. Het Intern Toezicht heeft geen aanbevelingen en zal het project volgen als specifiek aandachtspunt in haar toezichtprogramma 2024.
6. Opdrachtaanvaarding CDC-periode
In 2023 is de CDC-regeling verlengd voor de periode 2023-2025. Het Intern Toezicht is van mening dat het besluitvormingsproces adequaat is doorlopen.
7. Boardroom dynamics
Boardroom dynamics is een (gestructureerd) aandachtspunt geworden, wat een positief effect heeft op het bestuurlijk proces. De evaluatie per bestuursvergadering levert hierbij input voor de jaarlijkse zelfevaluatie van het bestuur.
Tot slot
Het Intern Toezicht bedankt het bestuur, het VO, de medewerkers van het bestuursbureau en alle andere betrokkenen voor de professionele en plezierige samenwerking en ziet met vertrouwen uit naar de samenwerking in 2024.
Amersfoort, april 2024
Cor van der Sluis (voorzitter Intern Toezicht)
Gwen van Tongeren
Peter van Gameren
Reactie van het bestuur op de jaarrapportage van het Intern Toezicht
Het bestuur bedankt het Intern Toezicht voor de waardering die in het jaarrapport wordt uitgesproken, maar ook voor de kritische houding en de aanbevelingen gedurende het jaar. Het bestuur neemt de aanbevelingen ter harte en heeft waar nodig acties uitgezet.
Het bestuur herkent zich in het oordeel van het Intern Toezicht dat grote stappen zijn gezet in de voorbereiding op finale besluitvorming rondom het nieuwe pensioenstelsel. Het bestuur is hierbij erg geholpen door de sociale partners, die ook belangrijke stappen in de besluitvorming hebben gezet. Ook het VO is betrokken en gereed om invulling te geven aan haar taken en bevoegdheden in verband met de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel. Dit neemt niet weg dat alle partijen nog veel werk te verzetten hebben.
