4 Onze organisatie: zo zorgen we voor je pensioen

Wij hebben een paritair gemengd bestuur, met in totaal elf bestuursleden. In het bestuur zitten drie bestuursleden namens de werknemers, twee namens de pensioengerechtigden en drie namens de werkgever. Samen vormen ze het uitvoerend bestuur. Daarnaast bestaat het bestuur uit drie onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurders: één deskundige op beleggingsgebied, één deskundige op het gebied van risicobeheer en de voorzitter van het pensioenfonds. De niet-uitvoerende bestuurders vormen het Intern Toezicht. Het Intern Toezicht functioneert dus binnen het bestuur en heeft daarbij eigen taken en bevoegdheden. In het bestuur gelden de volgende stemverhoudingen:

• de 3 bestuurders namens de werkgever hebben elk 2 stemmen;
• de 3 bestuurders namens de werknemers hebben elk 1 stem;
• de 2 bestuurders namens de pensioengerechtigden hebben elk 1,5 stem; 
• de 3 niet-uitvoerende bestuurders hebben elk 1 stem. 

Voor deze inrichting van het bestuur is gekozen om de sociale partners een sterke rol binnen het pensioenfonds te laten spelen. We zijn immers het pensioenfonds van en voor de (ex-)medewerkers bij KPN. Tegelijkertijd is op deze manier voldoende specialistische kennis binnen het bestuur aanwezig. Daarnaast heeft het bestuur 3 sleutelfunctiehouders (Risicobeheer; Actuarieel en Interne audit) benoemd.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de bestuursvoorzitter en twee plaatsvervangende voorzitters. De plaatsvervangende voorzitters zijn uitvoerende bestuursleden, één werknemerslid en één werkgeverslid. Eén van de twee plaatsvervangende voorzitters vervult tevens de rol van secretaris.

Een vacature in het bestuur of in het verantwoordingsorgaan wordt zo snel mogelijk ingevuld. Een nieuwe bestuurder moet voldoen aan het opgestelde functieprofiel. Ook kijken we hierbij naar diversiteit. We willen graag dat het bestuur en het verantwoordingsorgaan bestaan uit een goede mix van jongeren en ouderen, mannen en vrouwen. De bestuurders worden benoemd door het bestuur na voordracht of verkiezingen. De drie vertegenwoordigers namens de werkgever worden voorgedragen door de werkgever. De drie vertegenwoordigers namens de werknemers worden voorgedragen door de Centrale Ondernemingsraad (COR) van KPN. Eén van de vertegenwoordigers wordt door de COR zelf voorgedragen en twee van de vertegenwoordigers worden via de COR voorgedragen door vakorganisaties betrokken bij het cao-overleg van KPN. De twee vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden worden gekozen door de pensioengerechtigden volgens het kiesreglement. De niet-uitvoerend bestuurders worden, na bindende voordracht door het verantwoordingsorgaan, benoemd door de uitvoerende bestuurders.

Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor de bestuursleden, het Intern Toezicht, het verantwoordingsorgaan en externe partijen. Elk bestuurslid stelt zich bij de besluitvorming onafhankelijk op ten opzichte van de achterban. Om een evenwichtig besluitvormingsproces te kunnen waarborgen, handelen de bestuurders in het belang van alle belanghebbenden van het pensioenfonds en houden ze rekening met de effecten van besluiten op alle belanghebbenden. 

Wisselingen in bestuur
In 2023 hebben geen wisselingen in het bestuur plaatsgevonden. 

Meer informatie over de bestuursleden en in welke commissies zij zitting hebben, vind je in de bijlage Personalia. Daarin is ook een overzicht van de nevenfuncties opgenomen.

Het bestuur wordt ondersteund door het bestuursbureau. Per eind 2023 zijn de volgende functies onderdeel van het bestuursbureau:

• Directeur
• Bestuurssecretaris
• Secretaresse
• Twee beleidsmedewerkers actuarieel
• Beleidsmedewerker beleggingen 
• Beleidsmedewerker communicatie 
• Juridisch beleidsmedewerker
• ICT-specialist (inhuur)

De directeur is eveneens medebeleidsbepaler. De beleidsmedewerker beleggingen en een beleidsmedewerker actuarieel zijn tevens vervuller van de risicobeheerfunctie.

Bij het pensioenfonds kennen we de volgende bestuurscommissies:

• beleggingscommissie, 
• financiële commissie, 
• pensioen- en communicatiecommissie, 
• interne auditcommissie, en 
• risicocommissie. 

De commissies zijn samengesteld uit een afvaardiging van bestuursleden en worden indien nodig ondersteund door één of meerdere adviseurs. In de commissievergaderingen worden onderwerpen voor de bestuursvergaderingen voorbereid of worden besluiten genomen op onderwerpen waarvoor het bestuur mandaat heeft gegeven. De commissies vergaderen in ieder geval voorafgaand aan elke bestuursvergadering en zoveel vaker als nodig is. 

De interne auditcommissie wordt gevormd door de sleutelfunctiehouder interne audit en de directeur bestuursbureau. Deze commissie wordt bij audits aangevuld met externe deskundigen.

Ook is er een geschillencommissie. Deze commissie doet alleen uitspraak als een belanghebbende het niet eens is met een besluit van het bestuur over de toepassing van het pensioenreglement. De geschillencommissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en twee bestuursleden en wordt ondersteund door de juridisch beleidsmedewerker. 

Met ingang van 1 januari 2024 behandelt de Geschilleninstantie Pensioenfondsen (GIP) geschillen over de uitvoering van het pensioenreglement. Het GIP is een onafhankelijke externe instantie. Alle pensioenfondsen zijn hier verplicht bij aangesloten. De geschillencommissie van het pensioenfonds is daardoor overbodig geworden en wordt per 1 januari 2024 opgeheven. De commissie wikkelt lopende geschilzaken nog af. 

Het Intern Toezicht wordt gevormd door de drie niet-uitvoerende bestuurders. Zij beoordelen of het bestuur de juiste processen volgt, goed beleid maakt, niet teveel risico’s neemt en alle belangen gelijk afweegt. Zij leggen verantwoording af over de uitvoering van de taken en bevoegdheden aan het verantwoordingsorgaan, de werkgever en het bestuur.

In 2023 vergaderde het Intern Toezicht negen keer, waarvan twee keer ook met het verantwoordingsorgaan en één keer met de externe accountant en waarmerkend actuaris. Het verslag van het Intern Toezicht is samen met de reactie van het bestuur opgenomen in dit jaarverslag.

Het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds KPN bestaat uit minimaal zes leden. Er zijn twee leden namens de deelnemers en drie namens de pensioengerechtigden. Er zijn twee leden namens de werkgever. Het aantal leden namens de deelnemers en pensioengerechtigden in het verantwoordingsorgaan wordt bepaald door het aantal deelnemers dat pensioen opbouwt en het aantal pensioengerechtigden dat een uitkering ontvangt. 

De leden namens de deelnemers en de pensioengerechtigden worden benoemd na verkiezingen en de leden namens de werkgever worden benoemd na voordracht door de werkgever. De namen van de leden vind je in de bijlage Personalia. 

Het verantwoordingsorgaan geeft haar oordeel over het handelen van het bestuur. Daarnaast doet het verantwoordingsorgaan een bindende voordracht voor (her)benoeming voor de niet-uitvoerende bestuurders. Ook heeft het verantwoordingsorgaan een aantal wettelijke adviesrechten, bijvoorbeeld met betrekking tot het communicatiebeleid, het beloningsbeleid en de inrichting van het Intern Toezicht. Het bestuur heeft regelmatig overleg met het verantwoordingsorgaan. In 2023 hebben het verantwoordingsorgaan en het bestuur 18 keer overleg gevoerd, inclusief kennissessies. Het oordeel van het verantwoordingsorgaan is samen met de reactie van het bestuur opgenomen in dit jaarverslag.

Als bestuur vinden wij het belangrijk om individueel en als geheel bekwaam te zijn en de kennis en kunde goed bij te houden. In samenwerking met een externe partij is een programma voor permanente educatie uitgewerkt. Dat betreft het bestuur als geheel, maar het bevat ook individuele ontwikkelplannen voor de bestuursleden. Ook voor het verantwoordingsorgaan is een opleidingsprogramma opgesteld. In 2023 hebben bestuursleden en leden van het verantwoordingsorgaan verschillende opleidingen gevolgd uit dit programma.

Het eigen functioneren is voor ons als bestuur en voor het Intern Toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het Intern Toezicht evalueren jaarlijks het eigen functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt zowel het bestuur als het Intern Toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij. 

De overheid ziet erop toe dat een pensioenfonds goed wordt bestuurd. De pensioensector heeft zelf ook regels opgesteld. Deze zijn vastgelegd in normen in de Code Pensioenfondsen. De code gaat over het goed functioneren van het bestuur, het Intern Toezicht en het verantwoordingsorgaan en over zaken als risicomanagement, integriteit en beloningen. De Code Pensioenfondsen is wettelijk verankerd in artikel 33 PW ‘Beheerste bedrijfsvoering’. Hiervan mag alleen worden afgeweken volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-principe. 

We voldoen op één punt niet helemaal aan de Code Pensioenfondsen. Dit is de norm waarin staat dat zowel in het bestuur als in het verantwoordingsorgaan tenminste één vrouw en één man zitten, tenminste één iemand jonger dan veertig jaar en één iemand ouder dan veertig jaar. 

In het bestuur zitten vier vrouwen en zeven mannen. Maar er is geen bestuurslid jonger dan veertig jaar. In het verantwoordingsorgaan zit één vrouw, maar is niemand jonger dan veertig.  

We hebben een diversiteitsbeleid (zoals hieronder toegelicht), inclusief een stappenplan diversiteit (conform norm 33). Bij de verkiezingen in 2023 van een nieuw werknemerslid in het verantwoordingsorgaan stonden op de kandidatenlijst vier personen jonger dan veertig. De deelnemers hebben echter gekozen voor de kandidaat die ouder is dan veertig jaar. Vanaf januari 2024 heeft het verantwoordingsorgaan ook een nieuw lid namens de werkgever. Zij is jonger dan veertig. Vanaf oktober 2023 is zij als toehoorder aanwezig geweest bij de vergaderingen en ze heeft zo de visie vanuit de jongere deelnemers al kunnen inbrengen. 

Wij onderstrepen het belang van diversiteit in onze organisatie en organen. Als vertegenwoordigers van diverse groepen betrokken zijn bij het proces, ontstaat er een meervoudig perspectief dat ten goede komt aan de besluitvorming. Hieraan draagt een mix van mannen en vrouwen, jongeren en ouderen in het bestuur en de pensioenfondsorganen positief bij. Anderzijds is het belangrijk dat bij de samenstelling rekening wordt gehouden met de opbouw van het deelnemersbestand. Wij vinden het belangrijk dat deelnemers en pensioengerechtigden zich vertegenwoordigd kunnen voelen door het bestuur en andere pensioenfondsorganen. Daarbij streven we naar een goede mix van mannen en vrouwen. De doelstelling is om minimaal één man en één vrouw in het bestuur in het verantwoordingsorgaan te hebben. Daarnaast proberen we minimaal één lid benoemd te hebben die op het moment van benoeming nog niet de leeftijd van veertig jaar heeft bereikt. De bovenstaande uitgangpunten zijn formeel vastgelegd in het diversiteitsbeleid.

In het stappenplan diversiteit zijn onder andere acties opgenomen ten aanzien van het nadrukkelijk benoemen van de eisen uit het diversiteitsbeleid in de profielschets, vacaturetekst en de competentievisie. Ook wordt bij de voordragende partij het diversiteitsbeleid onder de aandacht worden gebracht. 

Daarnaast ondersteunen wij het pensioenfonds PensioenLab. PensioenLab is opgericht door de jongerenvakbonden FNV Jong, CNV Jongeren en VCP Young Professionals. Het behartigt de belangen van jongeren op pensioenthema’s. Dit doen zij door jongeren te informeren, te betrekken, op te leiden en hun stem te laten horen. Wij kijken naar mogelijkheden voor stageplekken binnen onze eigen organisatie. In 2022/2023 heeft een deelnemer van het PensioenLab stage gelopen binnen het bestuur of het bestuursbureau. Dit is alle betrokkenen goed bevallen. Daarom loopt ook in 2023/2024 een jonge toekomstige pensioenfondsbestuurder stage in het bestuur.

Wij hebben bij ons pensioenfonds een beloningsbeleid opgesteld. We zijn ons bewust van het benodigde maatschappelijke draagvlak. Het beloningsbeleid kent geen prestatiegerelateerde beloningen en geen ontslagvergoeding. De hoogte van de beloning van de leden van het Intern Toezicht is gelijk aan die van de rest van het bestuur en staat een kritische opstelling niet in de weg.

De beloning is afgestemd op het aantal dagen dat een bestuurder gemiddeld genomen besteedt aan de werkzaamheden bij ons pensioenfonds. Jaarlijks, voor het eerst per 1 januari 2022, worden de beloningen geïndexeerd. Een bestuurder ontvangt voor twee dagen per week per 1 januari 2023 € 62.873 bruto per jaar. De voorzitter ontvangt € 94.310 bruto per jaar, voor drie dagen per week. 

Als pensioenfonds dienen wij zorg te dragen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering. In dat kader hebben we de heer Pullen van TriVu met ingang van 1 januari 2024 aangesteld als externe compliance officer. Het pensioenfonds heeft een eigen gedragscode. Deze heeft tot doel om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag te voorkomen. Dit draagt bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds en het waarborgen van de goede naam en reputatie.

Op grond van de gedragscode zijn 35 personen in 2023 aangewezen als verbonden persoon. Over 2023 hebben deze verbonden personen een verklaring van naleving van de gedragscode ingevuld en ondertekend waarbij meldingen ten aanzien van de gedragsnormen zoals nevenfuncties, geschenken, uitnodigingen en privébelangen zijn vastgelegd. Verder beschikt het pensioenfonds naast de gedragscode over compliance documenten zoals een compliance charter, een incidentenregeling, een klokkenluidersregeling, een beloningsbeleid en een SIRA.

In de jaarlijkse compliance rapportage over 2023 zijn de volgende bevindingen en aanbevelingen opgenomen:

1. De meldingen die de verbonden personen in 2023 hebben gedaan, vallen binnen de normen van de gedragscode van het pensioenfonds. Er zijn een paar operationele aanbevelingen gedaan voor het proces van melding van geschenken en nevenfuncties.
2. Het pensioenfonds heeft focus op de naleving van de gedragsnormen en aanverwante compliance gerelateerde onderwerpen zoals beloningsbeleid, sanctiewetgeving en terrorismefinanciering bij haar kern-uitbestedingspartijen TKP en Aegon Asset Management (‘AAM’). Het pensioenfonds toetst dit ook. Belangrijke focus daarbij betreft de risico’s van de onderuitbesteding vanuit het pensioenfonds bezien.
3. Er zijn in 2023 een aantal operationele incidenten door TKP en AAM gemeld, die inmiddels zijn of worden opgelost.
4. Er zijn in 2023 geen meldingen geweest van misstanden, onbehoorlijk handelen of fraude bij het pensioenfonds.
5. Het pensioenfonds beschikt over compliance documenten. Aanbevolen wordt om een aantal hiervan in 2024 te actualiseren.

In 2023 zijn aan het pensioenfonds door de toezichthouders geen dwangsommen of boetes opgelegd. Evenmin zijn door de toezichthouders aanwijzingen aan het pensioenfonds gegeven. Ook is er geen bewindvoerder aangesteld en is de bevoegdheidsuitoefening van organen van het pensioenfonds niet gebonden aan toestemming van de toezichthouders.

DNB houdt toezicht op onder andere de pensioenfondsen op basis van de Pensioenwet door middel van gesprekken, beoordeling van rapportages van het pensioenfonds en onderzoeken. In 2023 zijn de volgende onderzoeken bij ons uitgevoerd:

• regievoering nieuw pensioencontract;
• niet-financiële risico’s;
• premie en indexatie.

In 2021 hebben we deelgenomen aan het onderzoek naar de inbedding van ESG-risico’s in het risicobeheer bij pensioenfondsen. DNB heeft begin 2022 teruggekoppeld welke aspecten goed gaan en op welke aspecten we verbeteringen kunnen doorvoeren. Eind 2022 heeft een gesprek plaatsgevonden met DNB over de verdere ontwikkeling van de risicobeheercyclus. Dit is in 2023 verder uitgewerkt en wordt in het eerste kwartaal van 2024 afgerond. 

De AFM houdt toezicht op de wijze waarop pensioenfondsen de deelnemers informeren. De AFM voldoet dit door middel van vragenlijsten en zo nodig verdiepende onderzoeken. In 2023 zijn de volgende onderzoeken bij ons uitgevoerd:

• Self assessment duurzaamheid 2023;
• Keuzemogelijkheden in de pensioenregelingen van de tweede pijler;
• Herrekeningsbrieven variabele uitkering;
• Onderzoek klachtenprocedure.

Als bestuur zijn we verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering, maar de uitvoering zelf is grotendeels uitbesteed aan TKP Pensioen (hierna TKP) en Aegon AM, beide onderdeel van Aegon. Aegon heeft in 2023 de Nederlandse activiteiten gecombineerd met die van a.s.r. Dit betekent dat TKP in 2023 onderdeel is geworden van a.s.r. Aegon AM blijft onderdeel van Aegon.

De uitvoering door TKP omvat het administreren van de pensioenen en de advisering over en de uitvoering van ons communicatiebeleid. Het beleggingsbeleid wordt uitgevoerd via een vastgelegd mandaat van het bestuur van Pensioenfonds KPN aan Aegon AM. In de overeenkomsten met TKP en Aegon AM zijn adequate maatregelen opgenomen voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft of schade veroorzaakt door handelen of nalaten.

Het beloningsbeleid van de uitvoeringsorganisaties is beheerst en evenwichtig. Het voldoet aan de eisen die hieraan door de toezichthouders worden gesteld. Dit is vastgelegd in de overeenkomsten met de verschillende uitvoeringsorganisaties. 

We toetsen de werkzaamheden aan de afspraken in de overeengekomen Service Level Agreement en evalueren deze jaarlijks. Ook ontvangen we jaarlijks een ISAE 3402 type II-rapport van de uitvoeringsorganisaties, dat door een externe onafhankelijke accountant is gecertificeerd. Wij zijn op de hoogte van de door de uitvoeringsorganisaties ingeschakelde partijen en monitoren dit. Ook vragen we de uitvoerders hierover verantwoording af te leggen.

De certificerend actuaris WTW en de externe onafhankelijke accountant Deloitte controleren de financiële verantwoording in de jaarrekening minimaal één keer per jaar (bestuursverslag en jaarrekening). Bij grote onderwerpen beoordelen en controleren zij deze tussentijds. Deze partijen kunnen onafhankelijk hun werk doen, zonder (schijn van) belangenverstrengeling. Het functioneren van de certificerend actuaris en de externe accountant wordt elke drie jaar door ons geëvalueerd.

Binnen het risicomanagement van het pensioenfonds (zie volgende hoofdstuk) hebben een drietal sleutelfunctiehouders een controlerende en signalerende taak. Dat zijn de sleutelfunctiehouders Actuarieel, Risicobeheer en Interne Audit. De beoordelingen van deze sleutelfunctiehouders worden door het bestuur meegewogen bij de uiteindelijke besluitvorming.

De certificerend actuaris WTW is tevens de sleutelfunctiehouder Actuarieel. Hiervoor is gekozen omdat beide werkzaamheden dicht bij elkaar liggen. De combinatie van deze twee functies is op basis van regelgeving mogelijk.

De sleutelfunctiehouder Risicobeheer is een bestuurslid (Jeroen Burcksen). De sleutelfunctiehouder interne audit wordt extern ingevuld (Jan Herder).