Bijlage Code Pensioenfondsen

Norm	Taken en werkwijze bestuur	Voldoen we aan de norm?	Vindplaats toelichting bestuursverslag of website
1	Het bestuur voert de regeling naar beste vermogen uit, in een evenwichtige afweging van belangen, en heeft hiervoor de eindverantwoordelijkheid.	Ja	In de uitbestedingsovereenkomst en de SLA. In de doelstellingen van het pensioenfonds en in hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
2	Het bestuur is verantwoordelijk en zorgt voor de uitvoering van de pensioenregeling. Het heeft een visie op die uitvoering, stelt eisen waaraan deze moet voldoen en bepaalt welk kostenniveau aanvaardbaar is.	Ja	In de doelstellingen van het pensioenfonds en in hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
3	Het bestuur stelt een missie, visie en strategie op. Ook zorgt het voor een heldere en gedocumenteerde beleids- en verantwoordingscyclus. Daarnaast toetst het bestuur periodiek de effectiviteit van zijn beleid en stuurt zo nodig bij.	Ja	Op de eerste pagina van het bestuursverslag staan de missie, visie en doelstellingen van het pensioenfonds. In de overige hoofdstukken wordt verantwoording afgelegd over het beleid en worden de bijsturingsmogelijkheden benoemd.
4	Bij alle besluiten legt het bestuur duidelijk vast op grond van welke overwegingen het besluit is genomen.	Ja	Het bestuur legt alle besluitvorming en overwegingen vast in beleidsnotities en in de notulen. De verantwoording over de genomen besluiten maakt deel uit van het bestuursverslag.
5	Het bestuur legt verantwoording af over het beleid dat het voert, de gerealiseerde uitkomsten van dit beleid en de beleidskeuzes die het eventueel voor de toekomst maakt. Het bestuur weegt daarbij de verschillende belangen af van de groepen die bij het pensioenfonds betrokken zijn. Ook geeft het bestuur inzicht in de risico’s van de belanghebbenden op korte en lange termijn, gerelateerd aan het overeengekomen ambitieniveau.	Ja	De bedoelde verantwoording en het inzicht in de risico’s maken deel uit van het bestuursverslag.
6	Het bestuur houdt rekening met de verplichtingen die het pensioenfonds is aangegaan en draagt daarbij zorg voor optimaal rendement binnen een aanvaardbaar risico.	Ja	In hoofdstuk 2 van het bestuursverslag.
7	Het bestuur zorgt ervoor dat er onder belanghebbenden draagvlak bestaat voor de keuzes over verantwoord beleggen.	Ja	Het pensioenfonds is transparant over keuzes met betrekking tot maatschappelijk verantwoord beleggen en rapporteert hier uitgebreid over op de website. Daarnaast wordt het draagvlak periodiek getoetst middels deelnemerspanels en staat maatschappelijk verantwoord beleggen met enige regelmaat op de agenda bij een overleg met het verantwoordingsorgaan.
8	Het bestuur bevordert en borgt een cultuur waarin risicobewustzijn vanzelfsprekend is. Ook zorgt het ervoor dat het integrale risicomanagement adequaat georganiseerd is.	Ja	Hoofdstuk 5 van het bestuursverslag.
9	Het bestuur zorgt voor een noodprocedure om in spoedeisende situaties te kunnen handelen.	Ja	De besluitvorming kan op grond van de statuten, bestuursreglement en commissiereglementen doorgaan in geval van een noodsituatie. In het handboek crisismanagement is beschreven hoe.
10	Het bestuur zorgt voor een heldere en expliciete taak- en rolverdeling tussen bestuur en uitvoering. Hierbij horen passende sturings- en controlemechanismen.	Ja	Afspraken zijn opgenomen in de SLA met de uitvoerders. Rapportage met kwartaalrapportages en ISAE 3402 type II. In hoofdstuk 5 van het bestuursverslag.
11	Bij uitbesteding van taken neemt het bestuur in de overeenkomst met de dienstverlener adequate maatregelen op voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft, schade veroorzaakt door handelen of nalaten.	Ja	Opgenomen in de uitbestedingsovereenkomst en de SLA. Gemeld in hoofdstuk 5 van het bestuursverslag.
12	Het bestuur zorgt dat het zicht heeft op de keten van uitbesteding.	Ja	Opgenomen in de uitbestedingsovereenkomst en de SLA. Gemeld in hoofdstuk 4 en 5 van het bestuursverslag.
13	Het bestuur zorgt ervoor dat het beloningsbeleid van partijen aan wie taken worden uitbesteed, niet aanmoedigt om meer risico’s te nemen dan voor het pensioenfonds aanvaardbaar is. Om dit te bereiken maakt het bestuur dit onderdeel van de contractafspraken bij het sluiten of verlengen van de uitbestedingsovereenkomst of – indien van toepassing – via zijn aandeelhouderspositie.	Ja	Hoofdstuk 3, 4, 5 en 6 van het bestuursverslag.
14	Het bestuur evalueert jaarlijks de kwaliteit van de uitvoering en de gemaakte kosten kritisch en spreekt een dienstverlener aan als deze de afspraken niet of onvoldoende nakomt.	Ja	Hoofdstuk 5 van het bestuursverslag.
15	Het bestuur legt de gewenste cultuur vast en stelt een interne gedragscode op.	Ja	Het pensioenfonds kent een interne gedragscode.
16	De leden van het bestuur, het VO of het BO, het Intern Toezicht en andere medebeleidsbepalers ondertekenen de interne gedragscode van het pensioenfonds en een jaarlijkse nalevingsverklaring, en zij gedragen zich daarnaar.	Ja	Verbonden personen verklaren jaarlijks dat zij de Gedragscode naleven. De compliance officer stelt jaarlijks een rapportage op.
17	Alle nevenfuncties worden gemeld aan de compliance officer.	Ja	Een overzicht van de bij de compliance officer gemelde relevante nevenfuncties is opgenomen in de bijlage Personalia. De compliance officer houdt een administratie bij van alle gemelde nevenfuncties, ook de niet relevante nevenfuncties.
18	Tegenstrijdige belangen of reputatie-risico’s worden gemeld. De leden van het bestuur, het VO of het BO, het Intern Toezicht en andere mede-beleidsbepalers vermijden elke vorm en elke schijn van persoonlijke bevoordeling of belangenverstrengeling. Zij laten zich op hun functioneren toetsen.	Ja	Binnen het pensioenfonds wordt een ‘open cultuur’ nagestreefd en wordt in iedere vergadering aandacht besteedt aan eventuele belangenverstrengelingen. Jaarlijks wordt het functioneren van de bestuursleden besproken.
19	Het lidmaatschap van een orgaan is niet verenigbaar met dat van een ander orgaan binnen het pensioenfonds of van de visitatiecommissie.	Ja	In de bijlage Personalia is een overzicht opgenomen van de leden van de verschillende pensioenfondsorganen. Het fonds kent geen visitatiecommissie.
20	Het bestuur zorgt dat onregelmatigheden kunnen worden gemeld en dat betrokkenen weten hoe en bij wie.	Ja	Het pensioenfonds streeft een open cultuur na, waarin onregelmatigheden besproken kunnen worden. Daarnaast beschikt het pensioenfonds o.a. over een gedragscode, klokkenluidersregeling en een reglement vertrouwenspersoon.
21	De organisatie kent een klokkenluidersregeling en bevordert dat ook externe dienstverleners een klokkenluidersregeling hebben. De organisatie zorgt ervoor dat men weet hoe en bij wie kan worden gemeld.	Ja	Het pensioenfonds en de uitvoeringsorganisaties hebben een klokkenluidersregeling.
22	Het bestuur kent de relevante wet- en regelgeving en interne regels, weet hoe het pensioenfonds daar invulling aan geeft en bewaakt de naleving (compliance).	Ja	Hoofdstuk 6 van het bestuursverslag.
23	Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is eerste aanspreekpunt; hij/zij is als eerste verantwoordelijk voor zorgvuldige besluitvorming en procedures.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
24	Het bestuur waarborgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen opereren.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
25	Ieder bestuurslid heeft stemrecht.	Ja	Is opgenomen in de statuten. Deze zijn te vinden op de website van het pensioenfonds.
26	Het bestuur zorgt voor permanente educatie van zijn leden.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
27	Het bestuur staat open voor kritiek en leert van fouten.	Ja	Het pensioenfonds heeft een klachten- en een geschillencommissie en een geschillenprocedure, zoals vastgelegd in het geschillenreglement. Informatie op de website en rapportage in hoofdstuk 6 bestuursverslag.
28	Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het Intern Toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het Intern Toezicht evalueren in elk geval jaarlijks het eigen functioneren van het orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekken het bestuur en het Intern Toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
29	Het eigen functioneren is voor het BO een continu aandachtspunt. Het BO evalueert in elk geval jaarlijks het functioneren van het eigen orgaan als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt het BO één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij.	N.v.t.	N.v.t.
30	Het eigen functioneren is voor het VO een continu aandachtspunt. Het VO evalueert met enige regelmaat het functioneren van het eigen orgaan.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
31	De samenstelling van pensioenfondsorganen is wat betreft geschiktheid, complementariteit, diversiteit, afspiegeling van belanghebbenden en continuïteit, vastgelegd in beleid. Zowel bij de aanvang van een termijn, als ook tussentijds bij de zelfevaluatie vindt een check plaats.	Ja	Hoofdstuk 4 en in de bijlage Personalia.
32	Het bestuur zorgt voor geschiktheid, complementariteit en continuïteit binnen het bestuur. Daarbij houdt het rekening met opleiding, achtergrond, persoonlijkheid, geslacht en leeftijd. Het bestuur toetst de geschiktheid van bestuursleden bij het aantreden en gedurende het bestuurslidmaatschap.	Ja	Hoofdstuk 4 en in de bijlage Personalia.
33	In zowel het bestuur als in het VO of het BO is er tenminste één vrouw en één man. Er zitten zowel mensen van boven als van onder de 40 jaar in. Het bestuur stelt een stappenplan op om diversiteit in het bestuur te bevorderen.	Niet geheel	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
34	De zittingsduur van een lid van het bestuur, het VO, het BO en raad van toezicht is maximaal vier jaar. Een bestuurslid en een lid van het BO kunnen maximaal twee keer worden herbenoemd, een lid van de raad van toezicht maximaal één keer. Leden van een visitatiecommissie zijn maximaal acht jaar betrokken bij hetzelfde pensioenfonds.	Ja	Is opgenomen in de statuten. Deze zijn te raadplegen op de website van het pensioenfonds.
35	Het bestuur, het BO en het Intern Toezicht houden bij het opstellen van de profielschets rekening met het diversiteitsbeleid. Het VO houdt hier rekening mee bij het opstellen van de competentievisie.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
36	Het bestuur, het VO of het BO en de raad van toezicht leggen bij de vacature de eisen voor de vacante functie vast. Hierbij wordt rekening gehouden met de in de normen 31, 32 en 33 opgenomen eisen.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
37	Bij de vervulling van een vacature wordt actief gezocht (en/of actief opgeroepen om te zoeken) naar kandidaten die passen in de diversiteitsdoelstellingen. Het bestuur neemt hierover tijdig contact op met degenen die betrokken zijn bij het voordragen of de verkiezing van kandidaten.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
38	Het bestuur en het BO toetsen voorgedragen kandidaten mede aan de hand van de diversiteitsdoelstellingen. Het VO bevordert dat in de procedure de competentievisie wordt meegenomen, inclusief de diversiteitsdoelstellingen.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
39	Een bestuurslid wordt benoemd en ontslagen door het bestuur, na het horen van de raad van toezicht over de procedure. Een lid van de raad van toezicht of visitatiecommissie wordt benoemd door het bestuur na bindende voordracht van het Verantwoordingsorgaan en wordt ontslagen door het bestuur na bindend advies van het Verantwoordingsorgaan. Een lid van het verantwoordingsorgaan wordt benoemd door het bestuur en ontslagen door het verantwoordingsorgaan zelf. In uitzonderlijke situaties kan het bestuur in overleg met het Intern Toezicht een lid ontslaan.	Ja	Is opgenomen in de statuten. Deze zijn te raadplegen op de website van het pensioenfonds.
40	Het bestuur zorgt dat de statuten een schorsingsprocedure kennen.	Ja	Is opgenomen in de statuten. Deze zijn te raadplegen op de website van het pensioenfonds.
41	Het pensioenfonds voert een beheerst en duurzaam beloningsbeleid. Dit beleid is in overeenstemming met de doelstellingen van het pensioenfonds. Ook is het beleid passend gelet op de bedrijfstak, onderneming of beroepsgroep waarvoor het pensioenfonds de pensioenregeling uitvoert.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
42	De beloningen staan in redelijke verhouding tot verantwoordelijkheid, functie-eisen en tijdsbeslag.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag
43	Het bestuur is terughoudend als het gaat om prestatiegerelateerde beloningen. Prestatiegerelateerde beloningen zijn niet hoger dan 20 procent van de vaste beloning. Ze zijn niet gerelateerd aan de financiële resultaten van het pensioenfonds.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
44	Het bestuur voorkomt dat door de hoogte van de beloning van de leden van het Intern Toezicht, een financieel belang een kritische opstelling in de weg staat.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
45	Bij tussentijds ontslag van een bestuurslid zonder arbeidsovereenkomst of van een lid van het Intern Toezicht verstrekt het bestuur geen transitie- of ontslagvergoeding. Bij ontslag van een (andere) medebeleidsbepaler moet een eventuele transitie- of ontslagvergoeding passend zijn gelet op de functie en de ontslagreden.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
46	Intern Toezicht draagt bij aan effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan beheerste en integere bedrijfsvoering.	Ja	Het Intern Toezicht brengt jaarlijks een rapport uit. De samenvatting hiervan en de reactie van het bestuur is opgenomen in hoofdstuk 9 van het jaarverslag.
47	Het Intern Toezicht betrekt deze Code bij de uitoefening van zijn taak.	Ja	Het Intern Toezicht brengt jaarlijks een rapport uit. De samenvatting hiervan en de reactie van het bestuur is opgenomen in hoofdstuk 9 van het jaarverslag.
48	Leden van het Intern Toezicht zijn betrokken bij het pensioenfonds en moeten zich zodanig onafhankelijk opstellen dat belangentegenstellingen worden voorkomen. Ze hebben daarbij het vermogen en de durf om zich kritisch op te stellen richting het bestuur.	Ja	Het Intern Toezicht brengt jaarlijks een rapport uit. De samenvatting hiervan en de reactie van het bestuur is opgenomen in hoofdstuk 9 van het jaarverslag.
49	De raad van toezicht stelt zich op als gesprekspartner van het bestuur.	N.v.t.	N.v.t.
50	Het bestuur weegt de aanbevelingen van raad van toezicht of visitatiecommissie zorgvuldig en motiveert afwijkingen.	N.v.t.	N.v.t.
51	Het BO voert zijn taak uit als ‘goed huisvader’ (m/v) voor alle belanghebbenden.	N.v.t.	N.v.t.
52	Het BO zorgt dat de leden onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren.	N.v.t.	N.v.t.
53	Het BO bewaakt of het bestuur de uitvoeringsovereenkomst of het uitvoeringsreglement en het pensioenreglement juist uitvoert. Ook bewaakt het BO of het bestuur de belangen van de verschillende groepen belanghebbenden evenwichtig afweegt.	N.v.t.	N.v.t.
54	Het BO onderneemt actie als het van oordeel is dat het bestuur niet naar behoren functioneert.	N.v.t.	N.v.t.
55	Het bestuur gaat een dialoog aan met het VO dan wel het BO bij het afleggen van verantwoording.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
56	Het bestuur draagt de accountant of actuaris die controle uitvoert in beginsel geen andere werkzaamheden op dan controle. Geeft het bestuur wel een andere opdracht, dan vraagt dit zorgvuldige afweging en een afzonderlijke opdrachtformulering.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
57	Het bestuur beoordeelt vierjaarlijks het functioneren van de accountant en de actuaris en stelt het Intern Toezicht en VO of BO van de uitkomst op de hoogte.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
58	Het bestuur geeft publiekelijk inzicht in missie, visie en strategie.	Ja	Eerste pagina bestuursverslag
59	Het bestuur geeft inzicht in het beleid, de besluitvormingsprocedures, de besluiten en de realisatie van het beleid.	Ja	Het bestuur legt alle besluitvorming en overwegingen vast in beleidsnotities en in de notulen. De verantwoording over de genomen besluiten maakt deel uit van het bestuursverslag.
60	Het bestuur vervult zijn taak op een transparante (open en toegankelijke) manier. Dat zorgt ervoor dat belanghebbenden inzicht kunnen krijgen in de informatie, overwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten en handelingen.	Ja	Via de website, nieuwsbrieven en het bestuursverslag worden de betrokkenen geïnformeerd over ontwikkelingen en de financiële positie van het pensioenfonds. Ook kan eenieder zich aanmelden voor de digitale nieuwsbrief.
61	Het bestuur legt gemotiveerd vast voor welke wijze van uitvoering is gekozen. Deze informatie is beschikbaar voor de belanghebbenden.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag.
62	Het bestuur legt zijn overwegingen omtrent verantwoord beleggen vast en zorgt ervoor dat deze beschikbaar zijn voor belanghebbenden.	Ja	Op de website van het pensioenfonds: infographics en duurzaamheidsverslag. In hoofdstuk 3 van het bestuursverslag wordt verantwoording afgelegd.
63	Het bestuur stelt beleid vast rond transparantie en communicatie. Het bestuur evalueert dit beleid periodiek en in ieder geval eens per drie jaar.	Ja	Hoofdstuk 6 van het bestuursverslag.
64	Het bestuur rapporteert in het jaarverslag over de naleving van de interne gedragscode (zoals bedoeld in de normen 15 en 16) en deze Code, net als over de evaluatie van het functioneren van het bestuur.	Ja	Hoofdstuk 4 van het bestuursverslag en deze bijlage.
65	Het bestuur zorgt voor een adequate klachten- en geschillenprocedure die voor belanghebbenden eenvoudig toegankelijk is. In het jaarverslag rapporteert het bestuur over de afhandeling van klachten en de veranderingen in regelingen of processen die daaruit voortvloeien.	Ja	Het pensioenfonds heeft een klachten- en een geschillencommissie en een geschillenprocedure, zoals vastgelegd in het geschillenreglement. De procedure is te vinden op de website. In het bestuursverslag (hoofdstuk 6) wordt gerapporteerd over klachten.