Verslag Intern Toezicht

Algemene opdracht

Pensioenfonds KPN heeft een paritair gemengd bestuursmodel. De kern van dit model is dat het Intern Toezicht wordt uitgevoerd door de niet-uitvoerende bestuurders. De niet-uitvoerende bestuurders zijn drie onafhankelijke deskundigen die naast hun bestuurlijke taak de intern toezichttaak uitoefenen.
Het Intern Toezicht heeft als taak het houden van toezicht op het beleid, de algemene zaken, adequate risicobeheersing en op de evenwichtige belangenafweging. De Code Pensioenfondsen voegt daar nog aan toe dat het Intern Toezicht bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering.
Naast deze algemene opdracht kan het Intern Toezicht in afstemming met het bestuur specifieke aspecten in zijn opdracht meenemen. Het Intern Toezicht heeft zijn programma en normenkader voor het jaar 2022 aan het bestuur nader toegelicht en afgestemd.

Specifieke aandachtspunten

In 2022 heeft het Intern Toezicht specifiek aandacht geschonken aan de volgende onderwerpen:

Opvolging van de aanbevelingen uit de rapportage 2021 van Intern Toezicht, certificerend actuaris, accountant, verantwoordigingsorgaan (VO), sleutelfunctiehouders en compliance officer;
Project RAFT;
Project nieuw pensioencontract;
MVB: beleid en beheersing duurzaamheidsrisico’s (ESG-risico's);
Beheersing IT-risico’s, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico’s;
Datakwaliteit;
Evaluatie TKP voor pensioenadministratie.

Visie op toezicht

Eén van de aanbevelingen uit de Nalevingsrapportage van de Monitoringscommissie Code pensioenfondsen 2020-2021 is het opstellen door het Intern Toezicht van een toezichtvisie. Het Intern Toezicht heeft een toezichtvisie 2022-2025 opgesteld en afgestemd met het bestuur en het VO. Met deze toezichtvisie beoogt het Intern Toezicht een bijdrage te leveren aan het behalen van de doelstellingen van het pensioenfonds en het behoud van vertrouwen van deelnemers en stakeholders in het bestuur als “Goed Huisvader”. De toezichtvisie is daarmee naast de Pensioenwet en de Code pensioenfondsen een leidraad voor het handelen van het Intern Toezicht.

Werkwijze

Het Intern Toezicht hanteert een normenkader dat is gebaseerd op de Pensioenwet, de Code Pensioenfondsen en de VITP-code.

Het Intern Toezicht legt verantwoording af over de uitvoering van zijn taken en bevoegdheden aan het VO, de werkgever en in het bestuursverslag. Bij het opstellen van de rapportage heeft het Intern Toezicht gebruikgemaakt van de rapportages van bevindingen door de sleutelfunctiehouders.

Het is van belang te onderkennen dat de toegevoegde waarde van het gekozen bestuursmodel is dat de niet-uitvoerende bestuurders in de vergaderingen van het bestuur, de commissies, werk- of projectgroepen hun eigen waarneming uit hoofde van hun toezichtrol of externe deskundigheid direct met de aanwezige uitvoerende bestuurders kunnen delen en op die manier bijdragen aan een slagvaardiger bestuur.

Om de effectiviteit van het Intern Toezicht te borgen wordt niet volstaan met een eindrapportage per jaar. Ieder kwartaal stelt het Intern Toezicht in beginsel een kwartaalrapportage op met daarin bevindingen en aanbevelingen, waarop het bestuur een reactie afgeeft. Hierin wordt gedurende het jaar aandacht besteed aan de specifieke aandachtspunten uit het toezichtprogramma. Wanneer relevant legt het Intern Toezicht zijn observaties en bevindingen eerder terug in de bestuursvergadering.

Algemeen oordeel

Het Intern Toezicht is over het geheel tevreden over het functioneren van het bestuur.

Ook over 2022 heeft het Intern Toezicht kunnen constateren dat er sprake is van een onverminderd ambitieus en goed functionerend bestuur. Het pensioenfonds heeft een gezonde financiële positie en een goede dekking voor de verplichtingen. Het pensioenfonds kent een gedegen bedrijfsvoering en een goed werkende structuur met sleutelfunctiehouders, waar het Intern Toezicht goed gebruik van kan maken.

Het Intern Toezicht heeft wel een aantal aanbevelingen, die kwalificeren als aansporingen om nog verder te verbeteren. Op het gebied van projectvoering, het managen van de uitbestedingsrelatie met de uitvoeringsorganisaties en met name de strategische projecten - waaronder het nieuwe pensioencontract - heeft het bestuur voldoende uitdagingen voor 2023.

Bevindingen en aanbevelingen

In zijn rapportage 2022 komt het Intern Toezicht tot de volgende bevindingen en aanbevelingen:

1. Opvolging aanbevelingen jaarwerk 2021
De aanbevelingen uit de Intern Toezicht rapportage 2021 zijn constructief in het bestuur besproken en zijn opgepakt, in gang gezet dan wel gepland. Het proces is verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Toch kan sneller duidelijkheid worden gegeven welke aanbevelingen wel en niet worden onderschreven en opgepakt door het bestuur. Gelet op de capaciteit en prioriteiten binnen het pensioenfonds is het verstandig sneller keuzes te maken.

2. Project RAFT
RAFT is een project bij Aegon Asset Management (AAM) dat als doel heeft om de wereldwijde organisatie meer te standaardiseren om zo op het operationele vlak schaalvoordelen te benutten. Het Intern Toezicht vindt dat het project vanuit het pensioenfonds goed wordt gemonitord. De werkgroep houdt het bestuur op de hoogte over de voortgang middels periodieke projectrapportages. De sleutelfunctiehouder risicobeheer helpt de werkgroep een scherp beeld te vormen over de beslissingen en beheersmaatregelen door het pensioenfonds zelf als gevolg van project RAFT binnen AAM.

3. Project nieuw pensioencontract
Het project nieuw pensioencontract is een groot en complex traject met verschillende stakeholders. Dit geldt voor het pensioenfonds, maar zeker ook voor de uitvoeringsorganisaties en dan met name voor TKP. Vooral in de laatste maanden van 2022 hebben zich belangrijke ontwikkelingen rondom de Wet toekomst pensioenen (Wtp) voorgedaan. De wetgeving is door de Tweede Kamer aangenomen, sociale partners hebben hun werkhypothese voor de contractsvorm van Combi-contract (SPR+FPR) naar SPR aangepast, het bestuur heeft de projectaansturing veranderd en TKP heeft de overeenkomst met Keylane voor de administratiesoftware Plexus bekendgemaakt. Het Intern Toezicht onderschrijft nog steeds de zorgen die het bestuur heeft op het gebied van het project dat TKP in dit kader uitvoert. Dit heeft zowel betrekking op de complexiteit als de eerdere ervaringen rondom projectmanagement. Het Intern Toezicht is van mening dat het bestuur hier voldoende aandacht aan besteedt en stelt vast dat TKP meer communiceert over planningen, risico’s en issues.

4. MVB beleid en beheersing duurzaamheidsrisico (ESG-risico’s)
Het Intern Toezicht sluit zich aan bij de opinie van de sleutelfunctiehouder risicobeheer dat het proces om tot besluitvorming over beleid inzake maatschappelijk verantwoord beleggen te komen goed is doorlopen en complimenteert het bestuur met wederom een top-10 positie in de VBDO ranglijst. Het Intern Toezicht is van mening dat het speerpunt “Klimaat” volop de aandacht heeft, maar dat de speerpunten “Water en Technologie” achterop blijven. Het bestuur heeft tijdens de woodsmeeting in februari 2023 een start gemaakt met de evaluatie van de thematische speerpunten.

Het bestuur heeft aanbevelingen van zowel de sleutelfunctiehouder risicobeheer, DNB en het Intern Toezicht niet volledig opgevolgd. Dat het lastig is om de ESG-risicocyclus goed in te richten wordt algemeen erkend (door o.a. beperkte beschikbaarheid data en complexiteit). Desalniettemin vindt het Intern Toezicht dat het bestuur meer voortgang had kunnen boeken door bijvoorbeeld de door DNB geactualiseerde versie van de Good Practices ESG risicobeheer te gebruiken. Het Intern Toezicht herhaalt dan ook de eerdere aanbeveling om het ESG-risico te evalueren en tevens de risicobereidheid vast te stellen.

5. Beheersing ICT-risico's, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico's
Ten aanzien van de beheersing van ICT-risico’s zijn zeker een aantal goede stappen gezet met het formuleren van beleid en uitvoering. Maar gezien de snelle ontwikkelingen op het gebied van beheersing van ICT-risico’s inclusief cybersecurity is het van belang tempo te maken op dit dossier, waarbij de uitkomsten van de ICT-audits een leidraad kunnen zijn. Het Intern Toezicht herhaalt daarom haar aanbevelingen van een planmatige uitwerking en invoering van het ICT-beleid, gebruik hierbij de uitkomsten van de audits, ter beheersing van het ICT-risico als onderdeel van de beheerste en integere bedrijfsvoering.

6. Datakwaliteit
Het bestuur heeft het “project” datakwaliteit nadrukkelijk op de agenda gezet. De uitwerking van het beleid heeft naar oordeel van Intern Toezicht lang geduurd en is in het eerste kwartaal van 2023 door het bestuur vastgesteld. Het stappenplan voor onderzoek naar en verbetering van de datakwaliteit dient goed in de integrale projectplanning van het WTP-traject verankerd te worden.
Het Intern Toezicht beveelt aan in een vroegtijdig stadium afspraken te maken met de accountants over uitvoering van de specifiek overeengekomen werkzaamheden rondom het project datakwaliteit.

7. Evaluatie TKP voor pensioenadministratie
Het bestuur heeft de dienstverlening van TKP, na de evaluatie in 2021, in 2022 verder geëvalueerd en heeft na een marktverkenning en zorgvuldige afwegingen besloten om het contract met TKP te verlengen. Daarbij zijn ook de mogelijke alternatieven beoordeeld voor het geval TKP niet voldoende voortgang zou maken in het veranderingstraject voor de implementatie van het nieuwe pensioencontract.

Het Intern Toezicht adviseert om de voortgang van het change-project bij de uitvoeringsorganisaties op de voet te blijven volgen en om bij vertraging tijdig te escaleren en passende maatregelen te treffen.

Tot slot

Het Intern Toezicht dankt het bestuur, het VO, de medewerkers van het bestuursbureau en alle andere betrokkenen voor de professionele en plezierige samenwerking binnen de huidige bestuursstructuur met de te onderscheiden rollen voor de leden van het Intern Toezicht en ziet met vertrouwen uit naar de samenwerking in 2023.

Amersfoort, juni 2023

Cor van der Sluis (voorzitter Intern Toezicht)
Gwen van Tongeren
Peter van Gameren

Reactie van het bestuur op de jaarrapportage van het Intern Toezicht

Het bestuur bedankt het intern toezicht voor de constructief kritische houding en de aanbevelingen. Het geeft voldoening dat het intern toezicht ziet dat de interne beheersing en controle binnen het pensioenfonds van voldoende niveau is en passend is bij de organisatie. Over het algemeen herkent het bestuur de aanbevelingen en neemt deze ter harte. Waar nodig zijn inmiddels acties uitgezet.