4 Onze organisatie: zo zorgen we voor je pensioen

Stichting Pensioenfonds KPN, statutair gevestigd te Amersfoort, is opgericht op 26 juni 1998. Het pensioenfonds is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 02063809.

Wij hebben een paritair gemengd bestuursmodel, met in totaal elf bestuursleden. In het bestuur zitten drie bestuursleden namens de werknemers, twee namens de pensioengerechtigden en drie namens de werkgever. Samen vormen ze het uitvoerend bestuur. Daarnaast bestaat het bestuur uit drie onafhankelijke niet-uitvoerende bestuurders: één deskundige op beleggingsgebied, één deskundige op het gebied van risicobeheer en de voorzitter van het pensioenfonds. De niet-uitvoerende bestuurders vormen ook het Intern Toezicht. Het Intern Toezicht functioneert dus binnen het bestuur en heeft daarbij eigen taken en bevoegdheden. Het bestuur werkt in de bestuursvergaderingen met gewogen stemverhoudingen: bestuurders namens de werkgever hebben elk 2 stemmen; bestuurders namens de werknemers elk 1 stem; bestuurders namens de pensioengerechtigden elk 1,5 stem; niet-uitvoerende bestuurders elk 1 stem. 

Voor deze inrichting van het bestuur is gekozen om ook de sociale partners een sterke rol binnen het pensioenfonds te laten spelen. We zijn immers het pensioenfonds van en voor de (ex-)medewerkers bij KPN. Tegelijkertijd is op deze manier voldoende specialistische kennis binnen het bestuur aanwezig om adequaat samen te kunnen werken met onze uitvoeringsorganisaties en externe adviseurs. Daarnaast zijn op grond van de IORP II regelgeving sleutelfunctiehouders (Risicobeheer; Actuarieel en Interne audit) geïnstalleerd.

Het dagelijks bestuur bestaat uit de bestuursvoorzitter en twee plaatsvervangende voorzitters. De plaatsvervangende voorzitters zijn uitvoerende bestuursleden, één werknemerslid en één werkgeverslid. Eén van de twee plaatsvervangende voorzitters vervult tevens de rol van secretaris.

Wanneer er vacante bestuurszetels (uitvoerend en niet-uitvoerend) zijn, wordt hiervoor een profiel opgesteld. Dit geldt ook voor vacatures in het verantwoordingsorgaan. In alle gevallen kijken we hierbij ook naar diversiteit. We willen graag dat het bestuur en het verantwoordingsorgaan bestaan uit een goede mix van jongeren en ouderen, mannen en vrouwen. De bestuurders worden benoemd door het bestuur na voordracht of verkiezingen. De drie vertegenwoordigers namens de werkgever worden voorgedragen door de werkgever. De drie vertegenwoordigers namens de werknemers worden voorgedragen door de Centrale Ondernemingsraad (COR) van KPN. Eén van de vertegenwoordigers wordt door de COR zelf voorgedragen en twee van de vertegenwoordigers worden via de COR voorgedragen door vakorganisaties betrokken bij het cao-overleg van KPN. De twee vertegenwoordigers van de pensioengerechtigden worden gekozen door de pensioengerechtigden volgens het kiesreglement. De niet-uitvoerend bestuurders worden, na bindende voordracht door het verantwoordingsorgaan, (her)benoemd door de uitvoerende bestuurders.

Het bestuur is collectief verantwoordelijk voor zijn functioneren. De voorzitter is het eerste aanspreekpunt voor de bestuursleden, het Intern Toezicht, het verantwoordingsorgaan en externe partijen. Elk bestuurslid stelt zich bij de besluitvorming onafhankelijk op ten opzichte van de achterban. Om een evenwichtig besluitvormingsproces te kunnen waarborgen, handelen de bestuurders in het belang van alle belanghebbenden van het pensioenfonds en wordt rekening gehouden met de effecten van besluiten op alle belanghebbenden. Transparantie staat hierbij voorop.

Wisselingen in bestuur
In 2022 hebben enkele wisselingen in het bestuur plaatsgevonden. Anne van 't Zelfde en Diana Horsmeier zijn per 1 juli 2022 afgetreden als bestuurder namens de pensioengerechtigden. Beiden waren niet herkiesbaar. Na verkiezingen heeft het bestuur Paul Gaalman en Erik Overbeeke als hun opvolgers benoemd. De termijnen voor Jeroen Burcksen en Peter van Gameren liepen per 1 juli 2022 af. Beiden hebben aangeven zich voor een nieuwe periode beschikbaar te stellen. De werkgever heeft laten weten dat Jeroen Burcksen herbenoemd kan worden, terwijl het verantwoordingsorgaan de herbenoeming van Peter van Gameren heeft geaccordeerd. DNB heeft begin 2022 laten weten geen bezwaar te hebben tegen de herbenoeming van beiden. Het bestuur heeft daarna de herbenoeming van beiden bekrachtigd.

Meer informatie over de bestuursleden en in welke commissies zij zitting hebben, kun je vinden in de bijlage Personalia. Daarin is ook een overzicht van de nevenfuncties opgenomen.

In 2022 zijn er 17 bestuursvergaderingen geweest en een groot aantal commissievergaderingen. Veel aandacht is besteed aan de voorbereidingen op de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel onder de Wet toekomst pensioenen, de financiële situatie, het beleggingsbeleid, integraal risicomanagement en andere actuele ontwikkelingen op pensioengebied. In alle vergaderingen is het voor besluitvorming noodzakelijke aantal stemmen aanwezig geweest.

Het bestuur wordt ondersteund door het bestuursbureau. Per eind 2022 zijn de volgende functies onderdeel van het bestuursbureau:

• Directeur
• Bestuurssecretaris
• Secretaresse
• Drie beleidsmedewerkers actuarieel
• Beleidsmedewerker beleggingen en risicomanagement
• Beleidsmedewerker communicatie en risicomanagement
• ICT-specialist (inhuur)

Het pensioenfonds kent de volgende bestuurscommissies: pensioen- en communicatiecommissie, beleggingscommissie, financiële commissie, auditcommissie en risicocommissie. De commissies zijn samengesteld uit een afvaardiging van bestuursleden en kunnen worden ondersteund door één of meerdere adviseurs. In de commissievergaderingen worden de bestuursvergaderingen voorbereid. De commissies vergaderen in ieder geval voorafgaand aan elke bestuursvergadering en zoveel vaker als nodig wordt geacht. De interne auditcommissie wordt gevormd door de sleutelfunctiehouder interne audit en de directeur bestuursbureau, tevens secretaris. Deze commissie wordt bij audits aangevuld met externe deskundigen.

Naast de eerdergenoemde commissies is er ook een geschillencommissie. Deze commissie komt alleen bijeen als er een geschil wordt voorgelegd. De geschillencommissie bestaat uit een onafhankelijke voorzitter en twee bestuursleden. Belanghebbenden kunnen zich tot de geschillencommissie wenden als zij het niet eens zijn met een besluit van het bestuur over de toepassing van het pensioenreglement. Voor de procedure gelden voorwaarden die zijn vastgelegd in het reglement van de geschillencommissie. In 2022 zijn 5 geschillen aan de geschillencommissie voorgelegd.

Het verantwoordingsorgaan van Pensioenfonds KPN bestaat uit minimaal zes leden. Er zijn twee leden namens de werkgever. De verdeling tussen de deelnemers en de pensioengerechtigden vindt plaats naar rato van hun aantallen. Op basis van de aantallen van eind 2021 is de bezetting van het verantwoordingsorgaan in 2022 uitgebreid met een derde lid namens de pensioengerechtigden. De statuten zijn op dit punt aangepast. Sinds september 2022 bestaat het verantwoordingsorgaan uit twee leden namens de werkgever, twee namens de deelnemers en drie namens de pensioengerechtigden. De leden namens de deelnemers en de pensioengerechtigden worden benoemd na verkiezingen. De namen van de leden vind je in de bijlage Personalia. 

Het verantwoordingsorgaan geeft haar oordeel over het handelen van het bestuur. Dat oordeel wordt opgenomen in het jaarverslag. Daarnaast doet het verantwoordingsorgaan een bindende voordracht voor (her)benoeming voor de niet-uitvoerende bestuurders. Ook heeft het verantwoordingsorgaan een aantal wettelijke adviesrechten, bijvoorbeeld met betrekking tot het communicatiebeleid, het beloningsbeleid en de inrichting van het intern toezicht. Het bestuur heeft regelmatig overleg met het verantwoordingsorgaan, onder meer om verantwoording af te leggen. In 2022 hebben het verantwoordingsorgaan en het bestuur 14 keer overleg gevoerd, inclusief kennissessies. Het bestuur geeft een reactie op het oordeel van het verantwoordingsorgaan dat in het bestuursverslag wordt opgenomen, wat onderdeel uitmaakt van het jaarverslag.

Het bestuur vindt het belangrijk om individueel en als geheel bekwaam te zijn en de kennis en kunde goed bij te houden. In samenwerking met een externe partij is een programma voor permanente educatie uitgewerkt. Dat betreft het bestuur als geheel, maar het bevat ook individuele ontwikkelplannen voor de bestuursleden. Ook voor het verantwoordingsorgaan is een opleidingsprogramma opgesteld. In 2022 hebben bestuursleden en leden van het verantwoordingsorgaan verschillende opleidingen gevolgd uit dit programma.

Het eigen functioneren is voor het bestuur en voor het intern toezicht een continu aandachtspunt. Het bestuur en het intern toezicht evalueren jaarlijks het eigen functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele leden. Hierbij betrekt zowel het bestuur als het intern toezicht één keer in de drie jaar een onafhankelijke derde partij. 

De overheid ziet erop toe dat een pensioenfonds goed wordt bestuurd. Ook de pensioensector zelf heeft regels opgesteld. Wij volgen de normen voor een goed pensioenfondsbestuur zoals die zijn vastgelegd in de Code Pensioenfondsen. De code gaat over het goed functioneren van het bestuur, het intern toezicht en het verantwoordingsorgaan en over zaken als risicomanagement, integriteit en beloningen. De Code Pensioenfondsen is wettelijk verankerd in artikel 33 PW ‘Beheerste bedrijfsvoering’. Hiervan mag alleen worden afgeweken volgens het ‘pas-toe-of-leg-uit’-principe. Uit een inventarisatie is gebleken dat we aan vrijwel alle punten van de Code voldoen. We voldoen op één punt niet aan de Code:

• Norm 33 gaat over diversiteit. We voldoen niet aan deze norm omdat er in het bestuur geen bestuursleden van onder de 40 jaar zijn. Ook zijn er in het verantwoordingsorgaan geen leden jonger dan 40 jaar. Een ander onderdeel van diversiteit is de verdeling tussen man/vrouw. Het huidig bestuur bestaat uit vier vrouwelijke bestuursleden en zeven mannelijke bestuursleden. Ook in het verantwoordingsorgaan zit een vrouw. Op dit onderdeel voldoet het pensioenfonds dus wel.

Het bestuur vindt diversiteit belangrijk en neemt dit mee bij elke vacature. We hebben een diversiteitsbeleid (zoals hieronder toegelicht) en in maart 2021 hebben we het stappenplan diversiteit (conform norm 33) uitgewerkt en opgenomen in het diversiteitsbeleid. 

Het bestuur onderstreept het belang van diversiteit. Als vertegenwoordigers van diverse groepen betrokken zijn bij het proces, ontstaat er een meervoudig perspectief dat ten goede komt aan de besluitvorming. Hieraan draagt een mix van mannen en vrouwen, jongeren en ouderen in het bestuur en de pensioenfondsorganen positief bij. Anderzijds is het belangrijk dat bij de samenstelling rekening wordt gehouden met de opbouw van het deelnemersbestand. Het bestuur vindt het belangrijk dat deelnemers en pensioengerechtigden zich vertegenwoordigd kunnen voelen door het bestuur en andere pensioenfondsorganen. Daarbij wordt gestreefd naar een goede mix van mannen en vrouwen. De doelstelling is om minimaal één man en één vrouw in het bestuur in het verantwoordingsorgaan te hebben. Daarnaast wordt ernaar gestreefd minimaal één lid benoemd te hebben die op het moment van benoeming nog niet de leeftijd van 40 jaar heeft bereikt. De bovenstaande uitgangpunten zijn formeel vastgelegd in het diversiteitsbeleid.

In het stappenplan diversiteit zijn onder andere acties opgenomen ten aanzien van het nadrukkelijk benoemen van de eisen uit het diversiteitsbeleid in de profielschets, vacaturetekst en de competentievisie. Ook zal bij de voordragende partij het diversiteitsbeleid onder de aandacht worden gebracht. Het pensioenfonds geeft daarnaast een financiële ondersteuning aan het meerjarenplan van PensioenLab. PensioenLab is opgericht door de jongerenvakbonden FNV Jong, CNV Jongeren en VCP Young Professionals en behartigt de belangen van jongeren op pensioenthema’s. Dit doen zij door jongeren te informeren, te betrekken, op te leiden en hun stem te laten horen. Pensioenfonds KPN kijkt hierbij naar mogelijkheden voor stageplekken binnen de eigen organisatie. In 2022 / 2023 heeft dit geleid tot een stagiair in het bestuur.

Het bestuur heeft een beloningsbeleid opgesteld. Het bestuur is zich bewust van het benodigde maatschappelijke draagvlak. Het beloningsbeleid kent geen prestatiegerelateerde beloningen en geen ontslagvergoeding. De hoogte van de beloning van de leden van het Intern Toezicht is gelijk aan die van de rest van het bestuur en staat een kritische opstelling niet in de weg.

De beloning is afgestemd op het aantal dagen dat een bestuurder gemiddeld genomen besteedt aan de werkzaamheden bij pensioenfonds KPN. Jaarlijks, voor het eerst per 1 januari 2022, worden de beloningen geïndexeerd op basis van de 'Cao-lonen per maand exclusief bijzondere beloningen' voor de 'Financiële dienstverlening' van het Centraal Bureau voor de Statistiek. Een bestuurder ontvangt voor twee dagen per week per 1 januari 2022 € 60.900 bruto per jaar. De voorzitter ontvangt € 91.350 bruto per jaar, voor drie dagen per week. 

In 2022 zijn aan het pensioenfonds door de toezichthouders geen dwangsommen of boetes opgelegd. Evenmin zijn door de toezichthouders aanwijzingen aan het pensioenfonds gegeven. Ook is er geen bewindvoerder aangesteld en is de bevoegdheidsuitoefening van organen van het pensioenfonds niet gebonden aan toestemming van de toezichthouders.

DNB houdt toezicht op onder andere de pensioenfondsen op basis van de PW door middel van gesprekken, beoordeling rapportages en onderzoeken.

Onderzoeken die bij alle pensioenfondsen zijn uitgevoerd

• regievoering nieuw pensioencontract;
• niet-financiële risico’s;
• premie en indexatie.

In 2021 heeft het pensioenfonds deelgenomen aan het onderzoek naar de inbedding van ESG-risico’s in het risicobeheer bij pensioenfondsen. DNB heeft begin 2022 teruggekoppeld welke aspecten goed gaan en op welke aspecten het bestuur verbeteringen kan doorvoeren. Eind 2022 heeft een gesprek plaatsgevonden met DNB over de verdere ontwikkeling van de risicobeheercyclus. Dit zal in 2023 verder worden uitgewerkt. 

In het kader van transparantie publiceert DNB op haar website de kerncijfers van de pensioenfondsen in Nederland. Ieder kwartaal publiceert DNB uit de Kwartaalstaten Beleggingen de volgende gegevens: de beleidsdekkingsgraad, de vereiste dekkingsgraad (strategische mix), het belegd vermogen en het kwartaalrendement.
Uit de jaarstaten worden daarnaast gepubliceerd: de reële dekkingsgraad, de premie, de deelnemersaantallen, de toeslagverlening, de eventuele vermindering van pensioenaanspraken en -rechten en de uitvoeringskosten.

De AFM houdt toezicht op de wijze waarop pensioenfondsen de deelnemers informeren. De AFM voldoet dit door middel van vragenlijsten en zo nodig verdiepende onderzoeken.

Onderzoeken die bij alle pensioenfondsen zijn uitgevoerd

• Implementatie SFDR en Taxonomie Verordering.
• Keuzemogelijkheden in de pensioenregelingen van de tweede pijler.

In 2022 zijn er geen pensioenfondsspecifieke onderzoeken bij Pensioenfonds KPN uitgevoerd.

Pensioenfonds KPN heeft geen ‘eigen’ uitvoeringsorganisatie. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering, maar de uitvoering zelf is grotendeels uitbesteed aan TKP Pensioen (hierna TKP) en Aegon AM, beide onderdeel van Aegon. Aegon heeft aangekondigd de Nederlandse activiteiten te combineren met die van a.s.r. Dit betekent dat TKP onderdeel gaat worden van a.s.r. Aegon AM blijft onderdeel van Aegon.

De uitvoering door TKP omvat het administreren van de pensioenen en advisering over ons communicatiebeleid. Het beleggingsbeleid wordt uitgevoerd via een vastgelegd mandaat van het bestuur van Pensioenfonds KPN aan Aegon AM. In de overeenkomsten met TKP en Aegon AM zijn adequate maatregelen opgenomen voor als de dienstverlener of een door hem ingeschakelde derde onvoldoende presteert, de overeenkomst niet naleeft of schade veroorzaakt door handelen of nalaten.

Het beloningsbeleid van de uitvoeringsorganisaties is beheerst en evenwichtig. Het voldoet aan de eisen die hieraan door de toezichthouders worden gesteld. Dit is vastgelegd in de overeenkomsten met de verschillende uitvoeringsorganisaties. 

We toetsen de werkzaamheden aan de afspraken in de overeengekomen Service Level Agreement en evalueren deze jaarlijks. Ook ontvangt het pensioenfonds jaarlijks een ISAE 3402 type II-rapport van de uitvoeringsorganisaties, dat door een externe onafhankelijke accountant is gecertificeerd. Het bestuur is op de hoogte van de door de uitvoeringsorganisaties ingeschakelde partijen en monitort dit. Ook vragen we de uitvoerders hierover verantwoording af te leggen.

De certificerend actuaris WTW en de externe onafhankelijke accountant Deloitte controleren de financiële verantwoording in de jaarrekening minimaal één keer per jaar (bestuursverslag en jaarrekening). Bij grote onderwerpen beoordelen en controleren zij deze tussentijds. Deze partijen kunnen onafhankelijk hun werk doen, zonder (schijn van) belangenverstrengeling. Het functioneren van de certificerend actuaris en de externe accountant wordt elke drie jaar door het bestuur geëvalueerd.

Binnen het risicomanagement van het pensioenfonds (zie volgende hoofdstuk) hebben een drietal sleutelfunctiehouders een controlerende en signalerende taak. Dat zijn de sleutelfunctiehouders Actuarieel, Risicobeheer en Interne Audit. De beoordelingen van deze sleutelfunctiehouders worden door het bestuur meegewogen bij de uiteindelijke besluitvorming.

Onze certificerend actuaris, WTW, is tevens de sleutelfunctiehouder Actuarieel. Dit is zo gekozen omdat beide werkzaamheden dicht bij elkaar liggen. Daarbij geeft de regelgeving zelf ook aan dat deze functies gecombineerd kunnen worden.

De sleutelfunctiehouder Risicobeheer is een bestuurslid (Jeroen Burcksen). De sleutelfunctiehouder audit is een externe persoon (Jan Herder).

Naast de sleutelfunctiehouders maakt het bestuur gebruik van preferred suppliers, die gevraagd en ongevraagd advies geven over de onderwerpen die het pensioenfonds aangaan.