9. Verslag intern toezicht

Pensioenfonds KPN heeft een paritair gemengd bestuursmodel. De kern van dit model is dat het intern toezicht wordt uitgevoerd door de niet-uitvoerende bestuurders. De niet-uitvoerende bestuurders zijn drie onafhankelijke deskundigen die naast hun bestuurlijke taak de intern-toezichttaak uitoefenen. Het intern toezicht houdt toezicht op het beleid, de algemene gang van zaken, adequate risicobeheersing en op de evenwichtige belangenafweging. Het intern toezicht beoogt haar toezichtstaak zodanig uit te voeren dat het bijdraagt aan het effectief en slagvaardig functioneren van het pensioenfonds en aan een beheerste en integere bedrijfsvoering.

Naast deze algemene opdracht kan het intern toezicht specifieke aspecten in zijn opdracht meenemen. Het intern toezicht heeft de specifieke aandachtspunten met het verantwoordingsorgaan besproken en het toezichtprogramma en normenkader voor het jaar 2024 met het bestuur afgestemd.  

Het intern toezicht heeft een toezichtvisie 2022-2025 opgesteld. Met deze toezichtvisie beoogt het intern toezicht een bijdrage te leveren aan het behalen van de doelstellingen van het pensioenfonds en het behoud van vertrouwen van deelnemers en stakeholders in het bestuur als “Goed Huisvader”. Daarbij heeft zij de intentie om invulling te geven aan een brede taakopvatting met een kritische en onafhankelijke blik. Daarmee is de toezichtvisie ook een leidraad voor het handelen van het intern toezicht.

In 2024 heeft het intern toezicht specifiek aandacht geschonken aan de volgende onderwerpen:

1. Opvolging van de aanbevelingen uit de rapportages intern toezicht;
2. Wet toekomst pensioenen;
3. Beheersing ICT-risico’s, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico’s;
4. Uitbestedingsrisico.

Het intern toezicht is over het geheel tevreden over het functioneren van het bestuur. Ook over 2024 heeft het intern toezicht geconstateerd dat er sprake is van een onverminderd ambitieus en goed functionerend bestuur. Het pensioenfonds heeft een gezonde financiële positie. De bedrijfsvoering is gedegen en er is een goed werkende structuur met sleutelfunctiehouders, waar het intern toezicht gebruik van maakt.

Het intern toezicht heeft wel een aantal aanbevelingen, die kwalificeren als aansporing om nog verder te verbeteren. Op het gebied van projectvoering, het managen van de uitbestedingsrelatie met de pensioenuitvoeringsorganisatie en de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel blijft het bestuur voldoende uitdagingen houden.

In het rapport over 2024 komt het intern toezicht tot de volgende bevindingen en aanbevelingen:  

1. Opvolging van de aanbevelingen uit de rapportages intern toezicht 
De reacties op de aanbevelingen uit de intern toezicht rapportage 2023 en uit de kwartaalrapportages 2024 zijn vastgelegd in de managementreacties, die na iedere rapportage door het bestuur worden vastgesteld. Het intern toezicht adviseert de huidige werkwijze vast te houden voor een efficiënte en effectieve opvolging.

2. Wet toekomst pensioenen
KPN en vakbonden hebben in 2024 afspraken gemaakt over de nieuwe pensioenregeling (SPR). In het transitieplan doen sociale partners een verzoek aan pensioenfonds KPN om de opgebouwde pensioenaanspraken en -rechten in te varen in deze pensioenregeling en de deelnemers die nadeel ondervinden van de afschaffing van de doorsneesystematiek hiervoor te compenseren. Het definitieve transitieplan is, na het doorlopen van het wettelijk vereiste hoorrecht met de GVKPN, door het bestuur eind 2024 ontvangen.

Het bestuur heeft in 2024 de nodige stappen ondernomen en heeft daarbij een tot op heden zorgvuldig proces doorlopen, om na afronding van het besluitvormingsproces gepland in 2025 de opdracht van sociale partners te kunnen aanvaarden en een beheerste overstap naar het nieuwe pensioenstelsel te kunnen maken. De beoogde invaardatum van 1 januari 2026 is om verschillende redenen uitgesteld tot later in 2026. Het invaren van de BPR-kapitalen en de bestuurlijke vastlegging van het invaarbesluit vraagt nog aandacht. 

Het intern toezicht beveelt het bestuur aan om, als de besluitvorming is afgerond, zich goed voor te bereiden op het vervolgtraject met DNB en de implementatiefase. De belangrijkste aandachtspunten hierbij zijn de governance van de implementatiefase en de beschikbare capaciteit voor de implementatie binnen het pensioenfonds en bij de uitbestedingspartijen, met name op het gebied van IT. 

3. Beheersing ICT risico's, waaronder informatiebeveiliging en cyberrisico's
Binnen het IT-beleid van pensioenfonds lag de focus in 2024 op de DORA (Digital Operational Resilience Act) compliance. Aan de implementatie van deze wetgeving is door het bestuur op een gestructureerde wijze invulling gegeven in een constructieve samenwerking met de uitbestedingspartners. Pensioenfonds KPN voldoet per 17 januari 2025 materieel aan de DORA wetgeving. Daar waar het pensioenfonds niet volledig voldoet aan de wetgeving is een actieplan vastgesteld.

Het intern toezicht vraagt aandacht voor het operationaliseren van de DORA vereisten in de pensioenuitvoering en het verkrijgen van de waarborgen dat dit effectief en in lijn met de DORA wetgeving plaatsvindt.

4. Uitbestedingsrisico
Met de komst van het nieuwe pensioenstelsel neemt de druk op de uitvoeringsorganisaties toe en dit brengt zowel strategische als operationele risico’s met zich mee. Het capaciteitsvraagstuk raakt zowel thema’s binnen de Wtp als de reguliere pensioenuitvoering. Het intern toezicht heeft het uitbestedingsrisico van de reguliere processen en daar waar de change de run raakt als apart thema benoemd. Het is van belang dat de huidige processen goed blijven functioneren. Voor de beheersing van de risico’s zijn goede afspraken en monitoring cruciaal.

Het intern toezicht heeft vorig jaar de aanbeveling gedaan om voortdurend in gesprek met partijen te blijven en binnen het bestuur aandacht te blijven houden voor de risico’s en de beheersing ervan. Het intern toezicht heeft geen verdere aanbevelingen en zal het onderwerp als specifiek aandachtspunt blijven volgen in haar toezichtprogramma 2025.

5. Bestuurlijke processen
Het intern toezicht ziet door de Wtp transitie ook de druk op de capaciteit bij de externe adviseurs en het bestuursbureau toenemen. Deze druk op capaciteit kan het bestuurlijk besluitvormingsproces ongewenst onder spanning zetten. Het intern toezicht vraagt hier aandacht voor. 

Het intern toezicht bedankt het bestuur, het verantwoordingsorgaan, de medewerkers van het bestuursbureau en alle andere betrokkenen voor de professionele en plezierige samenwerking en ziet met vertrouwen uit naar de samenwerking in 2025.

Op 15 oktober 2024 is Cor van der Sluis afgetreden. Sinds 2014 was hij als bestuurder en voorzitter intern toezicht betrokken bij het pensioenfonds KPN. Het intern toezicht wil hem hartelijk danken voor zijn waardevolle bijdrage aan het functioneren van het intern toezicht en het pensioenfonds KPN. 

Amersfoort, 17 april 2025

Jolanda Messerschmidt (voorzitter intern toezicht)
Gwen van Tongeren
Peter van Gameren

Het bestuur bedankt het intern toezicht voor de kritische houding en de aanbevelingen gedurende het jaar, de uitgebreide jaarrapportage evenals voor de waardering die in het jaarrapport voor het bestuur wordt uitgesproken. Het bestuur neemt de aanbevelingen ter harte en heeft, daar waar nodig, acties uitgezet.

Het bestuur bedankt de heer Van der Sluis voor zijn grote en deskundige inzet in de tien afgelopen jaar en stelt met tevredenheid vast dat mevrouw Messerschmidt-Otten een uitstekende opvolger is.

Het bestuur is onverminderd tevreden over de samenwerking tussen de uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders en is content met het feit dat het intern toezicht ondanks de dubbelrol zich niet belemmerd heeft gevoeld in haar functioneren. Daarmee is de toegevoegde waarde van het gehanteerde bestuursmodel ook in deze dynamische periode gewaarborgd, hetgeen de slagvaardigheid van het bestuur vergroot.

Het bestuur herkent zich in het oordeel van het intern toezicht dat de komende tijd, met name als gevolg van de transitie naar het nieuwe pensioenstelsel, uitdagend zal blijven. Het bestuur zal zorgdragen voor een goede voortgang op dit dossier.